Factura electrónica obligatoria: fechas, obligaciones y qué deben hacer autónomos y empresas desde 2027
La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales ya tiene calendario. Tras la publicación de la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, se ha completado el desarrollo normativo del sistema y ha comenzado el cómputo de los plazos para su aplicación.
Esto significa que autónomos y empresas deberán adaptar progresivamente sus sistemas de facturación a un nuevo modelo en el que las facturas deberán emitirse, remitirse y recibirse en formato electrónico estructurado.
Pero ¿a quién afecta esta obligación? ¿Cuándo empieza a aplicarse? ¿Será necesario contratar un programa de facturación? ¿Existe una alternativa gratuita?
Estas son las principales cuestiones que conviene conocer.
1. ¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
La obligación de utilizar factura electrónica en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales tiene su origen en la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece.
Su finalidad es avanzar hacia un sistema de facturación más digitalizado, mejorar la trazabilidad de las operaciones comerciales y facilitar el control de los plazos de pago, contribuyendo a reducir la morosidad empresarial.
El desarrollo reglamentario se ha completado mediante el Real Decreto 238/2026 y la posterior Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026.
La obligación afecta, con carácter general, a las operaciones comerciales entre empresarios y profesionales cuando el destinatario tenga en España su sede de actividad económica, establecimiento permanente o, en su defecto, domicilio o residencia habitual, siempre que la operación se destine a dicha sede, establecimiento o domicilio.
Por tanto, no se trata de una obligación general para todas las facturas que se emitan a cualquier consumidor. El nuevo sistema se centra en las operaciones entre empresas y profesionales (B2B).
2. ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
La entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026, el 6 de octubre de 2026, ha puesto en marcha el calendario de aplicación.
Los plazos varían en función del volumen de operaciones y de la naturaleza del obligado.
6 de octubre de 2027: empresas y profesionales con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones.
A partir de esta fecha deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas, además de informar sobre los estados de las facturas y sus pagos.
6 de octubre de 2028: resto de empresas y profesionales.
Desde esta fecha, la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas se extenderá al resto de empresarios y profesionales.
Las personas jurídicas con un volumen de operaciones inferior o igual a 8 millones de euros también deberán cumplir desde esta fecha las obligaciones de información sobre los estados de las facturas y los pagos.
6 de octubre de 2029: autónomos y demás personas físicas.
Para las personas físicas y las entidades en régimen de atribución de rentas, la obligación de informar sobre los estados de las facturas y los pagos será exigible a partir de esta fecha.
Es importante distinguir entre la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas y la obligación de comunicar información sobre su estado y pago, ya que no comienzan necesariamente en el mismo momento para todos los contribuyentes.
3. ¿Será obligatorio contratar un programa de facturación?
No necesariamente.
El sistema español de factura electrónica contempla dos alternativas principales:
- Utilizar una plataforma privada de facturación electrónica, siempre que cumpla los requisitos técnicos y de interoperabilidad establecidos en la normativa.
- Utilizar la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria, que ofrecerá una alternativa gratuita.
También será posible combinar ambas opciones.
La solución pública permitirá emitir facturas individuales mediante un formulario web y utilizar servicios web para procesos automatizados.
Además, cuando se utilice una plataforma privada para emitir las facturas, deberá remitirse simultáneamente a la solución pública una copia fiel de cada factura, en los términos y formatos establecidos reglamentariamente.
Por tanto, antes de elegir o cambiar de programa de facturación, será conveniente comprobar que la solución utilizada puede adaptarse a los nuevos requisitos.
4. No solo cambia la forma de emitir las facturas: también habrá que informar de los pagos
Uno de los aspectos más relevantes del nuevo sistema es que la obligación no termina con la emisión y recepción de la factura.
También se establecen obligaciones de información sobre determinados estados de las facturas y sus pagos.
En particular, cuando se utilice la solución pública, el destinatario deberá comunicar el pago completo y su fecha efectiva, así como informar de la fecha de vencimiento, en los términos y plazos establecidos en la normativa.
La comunicación del pago completo deberá realizarse en un plazo máximo de cuatro días, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales.
Esto supone que las empresas deberán prestar mayor atención al seguimiento de sus facturas, vencimientos y cobros, y adaptar sus procedimientos administrativos para cumplir correctamente con estas obligaciones.
5. ¿Es lo mismo la factura electrónica obligatoria que VERI*FACTU?
No. Aunque ambas medidas están relacionadas con la digitalización de la facturación, responden a obligaciones normativas diferentes.
La factura electrónica obligatoria de la Ley Crea y Crece regula principalmente el intercambio de facturas electrónicas entre empresarios y profesionales, así como la comunicación de determinados estados de las facturas y pagos.
Por su parte, el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación regula las características y requisitos que deben cumplir los programas utilizados para expedir facturas, incluyendo aspectos como la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Por tanto, cumplir con los requisitos de una de estas normas no implica automáticamente cumplir con la otra.
Las empresas y profesionales deben analizar ambas obligaciones y comprobar qué requisitos resultan aplicables a sus sistemas y actividad.
6. ¿Qué deberían empezar a hacer las empresas y los autónomos?
Aunque los plazos de aplicación se extienden hasta 2029, conviene no dejar la adaptación para el último momento.
Algunas cuestiones que deberían revisarse son:
- Comprobar qué programa o sistema se utiliza actualmente para emitir facturas.
- Consultar con el proveedor si está preparando su adaptación al nuevo sistema de facturación electrónica.
- Valorar si resulta conveniente utilizar una plataforma privada o la solución pública de la Agencia Tributaria.
- Revisar los procedimientos internos de emisión, recepción, archivo y seguimiento de facturas.
- Adaptar los procesos administrativos para controlar los vencimientos y comunicar correctamente los pagos.
- Comprobar también el cumplimiento de los requisitos aplicables a los sistemas informáticos de facturación.
La adaptación no consiste únicamente en cambiar el formato de una factura. También puede exigir cambios en la organización administrativa y en los procedimientos de gestión de la empresa.
Conclusión: el momento de prepararse es ahora
La factura electrónica obligatoria ya tiene un calendario definido y afectará progresivamente a empresas, autónomos y profesionales.
Aunque la aplicación de las obligaciones sea escalonada, conocer los plazos y revisar con antelación los sistemas de facturación permitirá evitar improvisaciones y problemas cuando llegue el momento de cumplir con la normativa.
En AEQUORA LEGAL STUDIO asesoramos a empresas y profesionales en materia fiscal y jurídica, ayudándoles a identificar sus obligaciones y a tomar decisiones con seguridad.
Si tiene una empresa o desarrolla una actividad profesional y necesita revisar cómo pueden afectarle estos cambios, puede ponerse en contacto con nuestro despacho.
Artículo elaborado a partir de la Ley 18/2022, el Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026.